Gå till sidans huvudinnehåll
  1. Samverkanswebben
  2. Service & stöd
  3. Möten, konferenser och event

Möten, konferenser och event – så planerar du hållbart

Alla möten och konferenser som arrangeras av Region Gävleborg ska genomföras på ett hållbart sätt. Det är en del av ett gemensamt ansvar för miljön, för människor och för en hållbar framtid i Gävleborg.

För att lyckas krävs medvetna val i varje del av planeringen. Det kan handla om att:

  • välja lokaler som uppfyller hållbarhetskrav

  • erbjuda digitalt deltagande för att minska resor

  • beställa mat som är vegetarisk, säsongsanpassad och miljömärkt

  • använda upphandlade transporter och material som tar hänsyn till miljö och sociala villkor

Region Gävleborgs hållbarhetsstrategi visar vägen. Genom att följa upphandlade avtal för lokaler, mat, transporter och material säkerställer du att viktiga krav uppfylls och att varje möte bidrar till ett mer hållbart Gävleborg.

Vid större evenemang/event ska upphandlat avtal för kongressbyråtjänster användas.

Steg för steg med medvetna val

Här får du stöd genom hela processen, så att varje möte bidrar till en hållbar utveckling i Gävleborg.

Börja planeringen med att avgöra om ett fysiskt möte verkligen behövs. Digitala möten är ofta bättre för både miljö, ekonomi och tillgänglighet. Du kan även kombinera digitalt och fysiskt – till exempel med en föreläsare som deltar på distans.

Tänk på att:

  • använda inkluderande språk och bilder
  • undvika religiösa eller kulturella helgdagar
  • anpassa kommunikation till olika språkgrupper vid behov
  • kontrollera tillgänglighet och tekniska behov

Mer stöd finns här:

Intern lokal
Möten som hålls i Region Gävleborgs egna lokaler har goda förutsättningar för hållbarhet. Många lokaler har videoutrustning och närhet till kaffe och te. Sorteringsutrustning för återvinning av avfall ska finnas nära konferenslokalen.

Se till att:

  • anpassa tiden till kollektivtrafik
  • kontrollera tillgång till hörslinga och rullstolsanpassning
  • känna till var utrymningsvägar, hjärtstartare och första hjälpen finns

Extern lokal
Vid möten i externa lokaler ska du använda upphandlade avtal. De innehåller tydliga krav på vad de ska kunna erbjuda inom miljö och tillgänglighet. Du som arrangör kan behöva efterfråga de hållbara valen.

  Följande ska kunna erbjudas hos alla leverantörer:

  • utrustning för digitala deltagare
  • möjlighet till avfallssortering
  • möter krav för personer med funktionsnedsättning

Mer stöd finns här: 

Mötestider ska anpassas till kollektivtrafik för att underlätta hållbara resor. Informera deltagare om hur de tar sig till platsen med buss eller tåg.

Tips för hållbara resor:

  • samordna gemensam resa med buss eller tåg
  • föreslå samåkning med upphandlade fordon
  • boka taxi eller färdtjänst vid behov
  • informera om laddplatser för cykel och bil
  • säkerställ tillgänglig parkering för personer med funktionsnedsättning
  • säkerställ att transport av material hanteras av upphandlade leverantörer.

Vid övernattning

När du bokar hotell eller vandrahem till medarbetare ska du se till att du väljer upphandlade alternativ. 

Relaterade länkar:

Måltider som serveras ska vara hållbara utifrån Region Gävleborgs miljöprogram och handlingsplan för livsmedelsstrategin.

Det innebär att du ska bli erbjuden och kan efterfråga:

  • kaffe, te och chokladdryck som är ekologiska och/eller etiskt märkta, t.ex. KRAV och Fairtrade.
  • minst ett vegetariskt alternativ till alla måltider
  • kranvatten, med eller utan kolsyra – inte flask- eller burkvatten.
  • ekologiska, svenska och säsongsanpassade livsmedel i måltiderna.
  • att engångsartiklar, t.ex. muggar, bestick och tallrikar, undviks.
  • specialkost och information om innehåll i måltiden.

Kom ihåg att:

Informera cateringleverantören om antal deltagare för att undvika matsvinn. Till catering i interna lokaler finns möjlighet att få med matavfallspåse om sortering saknas i lokalen. Matavfallet skickas då tillbaka med övrigt material till köket.

Inbjudan är en viktig del av planeringen. Den ska vara tydlig, inkluderande och informera om både praktiska detaljer och hållbara val.

Inkludera information om:

  • färdsätt med kollektivtrafik
  • tid och plats, anpassat till resmöjligheter
  • kontaktperson och vägbeskrivning
  • behov av tolk, hörselteknik eller specialkost
  • att deltagare bör undvika parfym
  • de hållbara val som gjorts
  • länka gärna till Region Gävleborgs Hållbarhetsstrategi.

Använd material som är miljömärkt, återanvändbart och upphandlat. Onödigt tryckmaterial bör undvikas.

Så här gör du:

  • Namnskyltar: Återanvänd eller köp från upphandlat avtal. . Vid konferensens slut finns tydligt uppmärkt insamling av namnskyltar för återanvändning
  • Dokumentation: Skicka inbjudan, program och deltagarlista digitalt.
  • Trycksaker: Om de behövs, beställ från upphandlat tryckeri.
  • Giveaways: Undvik. Om nödvändigt, välj profilprodukter som har högt ställda miljökrav.
  • Beachflaggor och Roll-ups bokas via Mässmaterial - Plexus  (länk till intranät) Om andra skyltar och vepor används: Spara och återanvänd.

Utvärdering är en viktig del av ett hållbart möte. Ta reda på vad som fungerade och vad som kan bli bättre.

Gör så här:

  • skicka dokumentation och utvärdering digitalt
  • utvärdera hur hållbarhetsmålen uppfylldes
  • diskutera resultatet i arbetsgruppen
  • sammanfatta och dela lärdomar med deltagarna